理赔流程通常分为四步：第一步，发现货物丢失或损坏后，在24小时内通过邮件或工单系统向海外仓服务商提交书面索赔通知，注明订单号、SKU、数量、损失情况和预估金额；第二步，配合服务商进行内部调查，提供相关证据材料；第三步，服务商确认责任归属后，出具理赔确认函；第四步，按合同约定的赔偿标准进行赔付，通常为货值的一定比例或按件定额赔偿。
证据材料方面，完整的证据链应包含六类文件：一是合作委托凭证，包括物流服务合同、报价单、订单确认邮件；二是出货状态证据，包括装箱照片和视频、出库质检报告、产品合格证明；三是运输过程记录，包括物流轨迹截图、中转交接单据、入库签收单；四是到货异常证据，包括破损照片和视频（需拍摄整箱、外包装、破损位置、箱号、SKU标识）、签收单异常备注；五是沟通记录，包括索赔邮件、工单记录、聊天记录；六是损失金额凭证，包括采购发票、销售合同、报关单、维修报价单。
跨境理赔的特殊难点在于海外仓证明材料获取。建议选择在巴西有实际运营团队的服务商，能协助对接当地仓库获取证明材料。同时，合同中应明确约定理赔响应时效（如7个工作日内出具调查结论）和赔偿上限。
